Polityka prywatności i informacja o przetwarzaniu danych (RODO)

1. Informacje wstępne

Dokument opisuje przetwarzanie danych związane ze stroną i zgłoszeniami oraz informacje dotyczące Administratora, celów przetwarzania i praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 13 i 14 RODO.

Dokładamy starań, aby przetwarzać wyłącznie dane niezbędne do wskazanych celów, w sposób zgodny z prawem, rzetelny i przejrzysty oraz zabezpieczać je odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi.

2. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Hala Gwardii spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, plac Mirowski 3, 00-138 Warszawa, NIP 5252862206, KRS 0000899474, REGON 388945381 (dalej: „Administrator”).

Kontakt z Administratorem: hello@halagwardii.pl; adres korespondencyjny: plac Mirowski 3, 00-138 Warszawa.

[UZUPEŁNIĆ: dane Inspektora Ochrony Danych (imię i nazwisko, e-mail) albo wskazać, że IOD nie został powołany, a kontakt w sprawach danych odbywa się pod adresem powyżej.]

3. Jakie dane przetwarzamy

Dane przekazywane w formularzach: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeżeli formularz o niego prosi), nazwa firmy lub instytucji, stanowisko, treść wiadomości i inne informacje, które sam zdecydujesz się podać (np. opis planowanej działalności lub wydarzenia). Zakres pól zależy od formularza (Kontakt, Co będzie w Hali, Dla najemców, Dla organizatorów, Dla mediów, Partnerstwa).

Połączenia internetowe wymagają przetwarzania IP i metadanych. Endpoint formularza używa IP do ograniczania zgłoszeń w oknie 10 minut. IP nie jest polem zapisywanego zgłoszenia, lecz wpisem w pamięci procesu bez cyklicznego automatycznego usuwania. [DO UZUPEŁNIENIA: zakres i retencja logów hostingu oraz zasady czyszczenia danych antyspamowych.]

Dane statusowe zgłoszenia: data wpływu, język strony, formularz, z którego wysłano zgłoszenie, oraz informacja o powodzeniu wysyłki powiadomienia e-mail.

Podanie danych w formularzach jest dobrowolne, ale pola oznaczone jako wymagane są niezbędne do obsługi zgłoszenia. Bez ich podania nie będziemy mogli odpowiedzieć na wiadomość.

Prosimy, aby w treści wiadomości nie podawać danych szczególnych kategorii (np. dotyczących zdrowia), numerów dokumentów ani danych niepotrzebnych do obsługi sprawy.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Obsługa zapytań i zgłoszeń przesłanych przez formularze oraz korespondencji e-mail – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzieleniu odpowiedzi i prowadzeniu komunikacji) oraz, gdy zgłoszenie dotyczy podjęcia działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (np. zapytanie o najem lub współpracę), art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO dotyczy działań przed zawarciem umowy na żądanie przyszłej strony oraz wykonania umowy z tą osobą. Dane przedstawicieli kontrahenta będącego spółką przetwarza się co do zasady na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f w celu kontaktu i obsługi relacji, a nie dlatego, że przedstawiciel sam jest stroną umowy.

Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, wykrywanie i zapobieganie nadużyciom, spamowi i atakom, diagnostyka błędów – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (interes w zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania systemów).

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz archiwizacja dokumentacji – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. podatkowych i rachunkowych, jeżeli dojdzie do zawarcia umowy) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Serwis nie prowadzi zapisów do newslettera. Wysłanie zapytania nie jest zgodą marketingową. Ewentualna przyszła komunikacja marketingowa wymaga odrębnych podstaw i spełnienia wymagań Prawa komunikacji elektronicznej; obecne formularze nie zbierają takich zgód.

Serwis nie stosuje wobec użytkowników zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na użytkownika (art. 22 RODO).

5. Prawnie uzasadnione interesy Administratora

Tam, gdzie podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, interesami Administratora są: prowadzenie komunikacji z osobami zainteresowanymi projektem Hali, rozwijanie współpracy biznesowej, zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości działania Serwisu, ochrona przed nadużyciami oraz obrona przed roszczeniami.

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (pkt 11).

6. Odbiorcy danych

Dostęp do danych mają upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora odpowiedzialni za obsługę danego obszaru (najem, wydarzenia, media, partnerstwa, kontakt ogólny) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań i na podstawie zobowiązania do poufności.

Dane mogą być powierzane lub udostępniane podmiotom, którym Administrator zlecił usługi niezbędne do działania Serwisu, w szczególności: (a) dostawcy usług hostingowych i infrastruktury chmurowej (Railway Corporation – hosting aplikacji i bazy danych) [DO UZUPEŁNIENIA: podmiot świadczący hosting i region]; (b) dostawcy poczty elektronicznej i usługi SMTP, przez którą wysyłane są powiadomienia o zgłoszeniach [UZUPEŁNIĆ: nazwa dostawcy]; (c) dostawcy usług IT, serwisowych i bezpieczeństwa [UZUPEŁNIĆ]; (d) doradcy prawni, księgowi i audytorzy – w zakresie niezbędnym do świadczenia przez nich usług.

[DO UZUPEŁNIENIA: umowy powierzenia z hostingiem, pocztą i obsługą IT, ich zakres, podwykonawcy i lokalizacje]

Dane mogą zostać ujawnione organom publicznym, sądom lub innym podmiotom uprawnionym, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów prawa.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Usługi chmurowe i Google Maps mogą wiązać się z dostępem spoza EOG. Europejski region serwera nie wyklucza transferu przy wsparciu lub podwykonawstwie.

[DO UZUPEŁNIENIA: odbiorcy i kraje transferów, aktualna podstawa każdego transferu, adekwatność lub standardowe klauzule, ocena transferu i dodatkowe środki. Udział dostawcy w EU–US Data Privacy Framework i zakres certyfikacji.]

O informacje o zabezpieczeniach i ich kopię można wystąpić na hello@halagwardii.pl, z uwzględnieniem praw innych osób.

8. Okres przechowywania danych

Zgłoszenia i korespondencja z formularzy – przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez 3 lata od ostatniego kontaktu w celu ewentualnej dalszej komunikacji oraz obrony przed roszczeniami, chyba że zawarto umowę (wówczas stosuje się okres wskazany poniżej).

Dokumentacja umowna, podatkowa i rachunkowa podlega właściwym ustawowym okresom i sposobom ich liczenia. Nie stosuje się jednego okresu do wszystkich zapytań. [DO UZUPEŁNIENIA: harmonogram według kategorii, terminy przedawnienia i zakres archiwizacji uzasadniony celem.]

Logi serwera i dane techniczne – przez okres nie dłuższy niż [OKRES, np. 30–90 dni], chyba że są niezbędne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.

Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.

Kod nie zawiera automatycznego usuwania zgłoszeń po terminie. [DO UZUPEŁNIENIA: procedura usuwania z bazy i skrzynek, osoba odpowiedzialna oraz, jeśli istnieją kopie zapasowe, harmonogram ich rotacji i zasady odtwarzania.]

9. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis nie korzysta z integracji Google Analytics ani własnego piksela reklamowego.

Google Maps jest osadzone w iframe. Załadowanie przekazuje Google dane połączenia, m.in. IP i informacje przeglądarki. Dostawca może stosować cookies i własne zasady przetwarzania. [DO UZUPEŁNIENIA: zasady uzyskiwania zgody i blokowania usług Google Maps wymagających zgody przed ich uruchomieniem.]

Informacje Google: https://policies.google.com/privacy i https://policies.google.com/technologies/cookies. Szczegóły w Polityce cookies.

10. Bezpieczeństwo danych

Panel wymaga uwierzytelnienia. Kod zawiera limit żądań i ukryte pole antyspamowe; nie gwarantuje to pełnej ochrony. [DO UZUPEŁNIENIA: procedury uprawnień, szyfrowania, aktualizacji, kopii zapasowych i odtwarzania]

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych skutkującego wysokim ryzykiem naruszenia Twoich praw lub wolności poinformujemy Cię o tym bez zbędnej zwłoki, zgodnie z art. 34 RODO, a w wymaganych przypadkach zgłosimy naruszenie Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin (art. 33 RODO).

11. Twoje prawa

Przysługuje Ci: prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO); prawo do sprostowania danych (art. 16); prawo do usunięcia danych, „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17); prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18); prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20); prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21); prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3).

Aby skorzystać z praw, napisz na adres hello@halagwardii.pl. Możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia Twojej tożsamości.

Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania; termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące w przypadku skomplikowanych żądań lub ich dużej liczby – poinformujemy Cię wtedy o przyczynie przedłużenia.

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (aktualne dane kontaktowe i tryb skargi: https://uodo.gov.pl). Przysługuje Ci też prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego dla Twojego miejsca zwykłego pobytu lub pracy w innym państwie członkowskim UE/EOG.

12. Dane osób trzecich

Dane przedstawicieli kontrahentów mogą pochodzić od nadawcy zgłoszenia lub reprezentowanej organizacji. Są to dane identyfikacyjne, kontaktowe i związane ze sprawą.

Administrator odpowiada za informacje z art. 14 RODO, co do zasady najpóźniej w ciągu miesiąca, przy pierwszej komunikacji lub ujawnieniu, zależnie od sytuacji. Prośba do nadawcy o poinformowanie osoby trzeciej nie zwalnia automatycznie Administratora. Wyjątki wymagają oceny i udokumentowania.

13. Dzieci

Treści mogą przeglądać również małoletni. Osoba występująca w imieniu organizacji powinna być upoważniona. Nie należy podawać niepotrzebnych danych dzieci.

Art. 8 RODO odnosi się do określonych usług oferowanych dziecku opartych na zgodzie, nie ustanawia zakazu przeglądania strony poniżej 16 lat. Przetwarzanie danych dziecka wymaga indywidualnej oceny podstawy, celu i jego dobra.

14. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany przepisów, zakresu przetwarzania danych lub zastosowanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji. O istotnych zmianach poinformujemy w sposób widoczny w Serwisie.

15. Kontakt

W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się z nami: hello@halagwardii.pl.

Administrator: Hala Gwardii spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, plac Mirowski 3, 00-138 Warszawa, NIP 5252862206, KRS 0000899474, REGON 388945381.